Poznaj zasady, które najprawdopodobniej przyniosą Ci ogromne korzyści w kontekście wydajności. Dzięki nim sprawna organizacja czasu nie będzie już dla Ciebie tajemnicą.   1. Gdy zabierasz się już do gotowania, przyrządzaj więcej niż jeden posiłek na raz. Czas spędzany w kuchni często jest wykorzystywany mało efektywnie. Trzeba wszystko zaplanować, zrobić zakupy, wykonać prace przygotowawcze, wreszcie ugotować i posprzątać. Jeśli przygotowuję obiad osobiście — co zdarza się dość często, ponieważ lubię kucharzyć — zawsze myślę o tym, aby w tym samym czasie przygotować dwa lub trzy rodzaje potraw. Nie przeszkadza mi zjedzenie takiego samego posiłku trzy dni z rzędu, jeśli tylko będzie to posiłek zdrowy. W tygodniu bowiem zwykle przyświeca mi cel prozdrowotny, a nie przyjemność.   2. Odciąż swoją pamięć dzięki wykorzystaniu aparatu w telefonie. Mam strasznie słabą pamięć, ale nauczyłem się odciążać pamięć krótkoterminową dzięki pamięci telefonu. Robię zdjęcia: numeru pokoju na drzwiach hotelu, miejsca zaparkowania samochodu, etykiety na butelce dobrego wina, okładki książki polecanej przez przyjaciela, tablicy wypełnionej ważnymi informacjami lub biletu parkingowego. W ten prosty sposób ograniczam poziom stresu i nie marnuję czasu, zastanawiając się nad numerem pokoju lub lokalizacją samochodu.   3. Wycisz telefon i wyłącz wszystkie powiadomienia. O umiejętnym unikaniu czynników rozpraszających mówiliśmy już w kilku rozdziałach tej książki. Moim zdaniem absolutnie niezrozumiałe jest pozwolenie komputerowi, telefonowi lub innemu urządzeniu na „krzyczenie” na Ciebie dźwiękiem powiadomień przychodzących wiadomości. Mój telefon przez większość czasu jest w trybie spotkania, chyba że moje dzieci nocują poza domem i chcę mieć pewność, że szybko zareaguję w sytuacjach awaryjnych. Wcale nie musisz wiedzieć o każdym tweecie, w którym ktoś nawiązuje do Twojej pracy, ani o każdej przychodzącej prywatnej wiadomości z Facebooka czy każdym nowym e-mailu.   4. Pij zdrowy koktajl proteinowy na śniadanie. Teraz pewnie rezygnujesz ze śniadania, aby zaoszczędzić czas, lub zatrzymujesz się po drodze w Starbucksie lub w Dunkin Donuts po kawę i pączka. To nie są dobre pomysły. Pamiętaj, że chodzi o wydajność, a nie czas, a wypicie białkowego koktajlu uzupełnia energię i sprawia, że przez cały poranek rośnie poziom Twojej gotowości, przyspiesza metabolizm, w związku z czym spalasz więcej kalorii niż w sytuacji, gdybyś miał zrezygnować ze śniadania. Ponadto niezależnie od tego, ile zajęłaby Ci wizyta w cukierni z pączkami, czas zrobienia koktajlu będzie krótszy niż zaparkowanie samochodu, przejście do sklepu, chwile spędzone w kolejce, oczekiwanie na kawę i spacer z powrotem do samochodu.   5. Zrezygnuj z oglądania telewizji na żywo. Dlaczego? Z powodu reklam. Wystarczy zarejestrować każdy show, który chcesz obejrzeć, aby potem szybko przewinąć nagranie, przeskakując reklamy. Czy naprawdę musisz oglądać transmisje na żywo, jeżeli nie chodzi o wydarzenie sportowe nadawane w czasie rzeczywistym lub o ostatni odcinek Kawalera do wzięcia?   6. Właściwie to w ogóle zrezygnuj z telewizora! David Meerman Scott jest strategiem ds. marketingu i sprzedaży, zawodowym prelegentem i autorem dziesięciu bestsellerów (m.in. Nowych zasad marketingu i PR oraz Newsjackingu). Podczas wywiadu na potrzeby tej książki usłyszałem od niego następującą radę:

Według Nielsena przeciętny Amerykanin spędza 158 godzin miesięcznie na oglądaniu telewizji! To 1896 godzin rocznie. Niech mnie szlag! Tyle czasu wystarczy, aby napisać świetną książkę lub rozkręcić firmę. Chcesz wspaniałych mięśni brzucha? Ćwicz zamiast oglądać telewizję. Jeśli wyeliminujesz ze swojego życia telewizję, zyskasz prawie 2000 godzin rocznie. Wyobraź sobie, jak możesz użytecznie wykorzystać ten czas!

  7. Mądrze wykorzystaj czas spędzany w samochodzie. Pomyśl, ile godzin rocznie marnujesz za kierownicą samochodu. Dojazdy, wizyty u klientów, długie podróże do domu rodziców… Nawet jeśli do pracy jedziesz tylko 30 minut w jedną stronę, to oznacza to ponad 200 godzin rocznie, czyli prawie 10 dni spędzonych za kółkiem. Często odruchowo traktujemy ten czas jak pustą plamę w naszym kalendarzu, bo wsiadając do samochodu, po prostu słuchamy muzyki i dostrajamy się do zewnętrznego świata. Zastanów się jednak, czy nie warto wykorzystać tego czasu na rozmowy telefoniczne — czy to związane z pracą, czy z przyjaciółmi i członkami rodziny — słuchanie podkastów (które mogą dotyczyć przecież codziennych wiadomości) lub programów samodoskonalenia, a nawet naukę języka obcego. Oczywiście możesz skorzystać z aplikacji ułatwiających pracę z podkastami, takich jak Stitcher (Stitcher.com), aby łatwo znaleźć interesujące materiały i słuchać ich np. na dwukrotnie szybszej prędkości odtwarzania, by zaoszczędzić jeszcze więcej czasu!   8. Nigdy nie dzwoń do ludzi, nie ustalając z wyprzedzeniem terminu kontaktu (chyba że są to rozmowy o czysto prospołecznym charakterze). Jak często bowiem zdarza Ci się, że dzwonisz bez uprzedzenia i… pozostaje Ci tylko zostawić wiadomość głosową? „Hej, Joanno, chciałem po prostu nadrobić zaległości i zapytać, jak przebiegło spotkanie z przedstawicielami handlowymi, oddzwoń do mnie”. Joanna oddzwania i akurat okazuje się, że jesteś zajęty. No to zostawia wiadomość: „Hej, tu Joanna, oddzwaniam, jak prosiłeś. Czekam na telefon”. I tak dalej, i tak dalej, niczym w ping-pongu w wersji poczty głosowej. Lepiej było wysłać gotową propozycję, posługując się aplikacją kalendarza w poczcie elektronicznej, lub zaproponować za pośrednictwem e-maila: „Joanno, umówmy się na rozmowę, bo chcę się dowiedzieć, jak przebiegło spotkanie z handlowcami. Czy pasuje ci jutro o 11:00? Jeśli nie, zaproponuj kilka terminów”. Zwróć uwagę na kluczowe wyrażenie „kilka”. Chodzi o to, aby nie doprowadzić do długiej wymiany informacji i kolejnych wiadomości z niepasującymi terminami w harmonogramach obu stron.   9. Jeśli to możliwe, staraj się unikać godzin szczytu. Ta podpowiedź oszczędzi Ci wiele minut w tygodniu i wiele godzin w roku. Sekret sprowadza się do przesunięcia typowych działań tak, aby uniknąć natłoku, gdy robisz rzeczy, które musisz zrobić. Zamiast wybierać się na zakupy w wolną sobotę rano, zrób je późnym wieczorem w piątek lub wczesnym rankiem w niedzielę. Nie planuj wyjazdów do klientów w godzinach szczytu na drogach. Nie wybieraj się do banku w godzinach lunchu.   10. Używaj dwóch monitorów. Dodanie drugiego monitora do komputera jest jednym z najprostszych sposobów zwiększenia wydajności pracy przy komputerze. To rozwiązanie całkowicie eliminuje konieczność przełączania pomiędzy oknami aplikacji. Ja pracuję z jednym monitorem jednego komputera i dwoma podłączonymi do drugiego, więc mam przed sobą na biurku trzy monitory pracujące w tym samym czasie. Nawet z dwoma możesz jednak swobodnie używać edytora tekstu i jednocześnie przeglądać materiał z badań w internecie, sprawdzać działanie kodu w jednym oknie i debugować go w drugim albo, jeśli nie jesteś akurat w trakcie sprintu, monitorować skrzynkę pocztową lub po prostu otworzyć widok kalendarza, pracując konstruktywnie w drugim oknie.   11. Stwórz listę rzeczy, które musisz przestać robić. Wielki myśliciel biznesu Jim Collins mawiał często, że lista stop doing jest tak samo ważna jak lista to-do, czyli rzeczy do zrobienia, jeśli nie ważniejsza. W artykule z 2003 r. (dostępnym pod adresem http://www.jimcollins.com/article_topics/articles/best-newyears.html) opowiada, jak korzystają z tego systemu wielkie korporacje, a on sam tworzy takie listy przy okazji postanowień noworocznych. Prostota i minimalizm pozwolą uwolnić umysł z łańcuchów ograniczeń, zwolnić czas w kalendarzu i dadzą Ci szansę wielkich osiągnięć.   12. Przypominaj ludziom, że spotkanie ma swoje granice czasowe. Był czas, kiedy podlegałem prezesowi dużej firmy, który właśnie powierzył mi nowe ważne obowiązki. Szybko zacząłem tonąć. Moja asystentka okazała się wtedy nieocenioną pomocą. Po dwóch tygodniach stwierdziła: „Jest jedna rzecz, której musisz się nauczyć. Wszystko ma swoje granice. Nie pozwól, aby ludzie zatrzymywali cię dłużej niż planowałeś”. To była naprawdę świetna rada. Dzisiaj przed rozpoczęciem spotkania, a zwłaszcza na początku rozmowy telefonicznej, mówię: „Zanim zaczniemy, chciałbym uprzedzić, że mamy trzydzieści minut i cokolwiek by się działo, będę musiał zakończyć o piętnastej…”. Dzięki temu każdy mój rozmówca wie, że nasze spotkanie nie będzie miało charakteru luźnej, leniwej nasiadówki, która toczy się w swoim tempie. Ta wskazówka ma szczególnie duże znaczenie, gdy planujesz, że rozmowy telefoniczne nie będą dłuższe niż 10 – 15 minut.   13. Przebywaj z ludźmi produktywnymi. Może ta rada wydaje się głupia, ale ma wielki wpływ na efekty Twojej pracy. Jeśli Twoi najlepsi kumple w pracy wychodzą na 90-minutowe lunche, bardzo prawdopodobne, że Ty zaczniesz zachowywać się tak samo. Jeśli ludzie z najbliższego otoczenia regularnie zbierają się w grupie i zaczynają godzinami opowiadać o tym, co wydarzyło się ostatnio w jakimś wieczornym reality show, prawdopodobnie nie będziesz się chciał wyróżniać i zaczniesz robić to samo. Zastanów się nad możliwościami zmiany otoczenia i kręgu społecznego. Jeśli z jakiegoś powodu nie możesz znaleźć wokół siebie ninja produktywności, poszukaj ich w internecie. Ja dołączyłem do grup Facebooka dla przedsiębiorców, autorów, biegaczy itp. To świetny sposób „spędzania czasu” z ludźmi, którzy się nawzajem motywują, dzielą się wskazówkami i podpowiedziami, wzajemnie stymulując się na drodze ku maksymalizacji produktywności i sukcesu.   14. Powiedz otaczającym Cię ludziom, aby zostawili Cię w spokoju. Jedenastego września 2013 r. w „Wall Street Journal” ukazał się artykuł, z którego wynikało, że największym źródłem rozproszenia w pracy wcale nie jest poczta elektroniczna czy komunikator, tylko inni ludzie, którzy chcą rozmawiać z Tobą osobiście. Jeśli pracujesz w domu, jasno wytłumacz członkom rodziny, że praca to praca i nie można Ci przeszkadzać. Jeśli pracujesz w biurze, możesz umieścić na drzwiach tabliczkę z napisem „Nie przeszkadzać” lub „Wracam [godzina]” albo otoczyć swoje stanowisko słupkami z żółtą taśmą ostrzegawczą. A jeśli to Ty jesteś szefem, zastanów się, kiedy możesz poświęcić kilka godzin dziennie wyłącznie na spokojną pracę.   15. Zaopatrz się w całe mnóstwo kartek urodzinowych. Czy wychodzisz i kupujesz nową kartkę zawsze wtedy, gdy przyjaciel lub członek rodziny obchodzi urodziny? A może biegniesz czym prędzej do sklepu, żeby wybrać kartkę z kondolencjami za każdym razem, gdy jej potrzebujesz? Następnym razem po prostu kup 10 – 20 kartek (mniej więcej na cały rok) i arkusz znaczków. Trzymaj wszystkie pod ręką w szufladzie na wypadek, gdyby okazały się potrzebne. Pomyśl, ilu 15-minutowych wycieczek do sklepu można w ten sposób zaoszczędzić w ciągu roku.   16. Rachunki opłacaj drogą elektroniczną. Czy rachunki opłacasz co tydzień lub dwa w stary dobry sposób, wypisując przelewy i czekając na pieczątki w kasach? To znaczy, że tracisz wiele czasu. W miarę możliwości wybieraj automatyczne płatności przy użyciu karty kredytowej, żeby zbierać punkty w programie lojalnościowym. Musisz oczywiście na wszelki wypadek zostawić trochę pieniędzy na rachunku, do którego przypisana jest książeczka czekowa, ale warto pójść w kierunku nieracjonalności noszenia przy sobie dużej ilości gotówki, aby zaoszczędzić sporo czasu.   17. Nigdy nie odbieraj telefonów, gdy widzisz, że dzwoni ktoś z nieznanego Ci numeru. Jeśli numeru nie ma na Twojej liście kontaktów, mało prawdopodobne, że dzwoni ktoś znajomy, członek rodziny lub ważny klient. Są za to duże szanse, że to jakiś telefoniczny naciągacz lub znajomy znajomego, który dostał Twój numer. Nawet jeśli próbuje się z Tobą połączyć ktoś, kogo znasz, to zawsze lepiej mieć taką rozmowę zaplanowaną w kalendarzu.   18. Znajdź sobie trenera biznesu, mentora lub grupę wsparcia. Taka rada może wydawać się niezwykła w kontekście zarządzania czasem, ale uzyskanie wsparcia od kogoś, kto szedł już ścieżką, którą Ty podążasz teraz, naprawdę zaoszczędzi Ci dużo czasu (nie wspominając o pieniądzach i uniknięciu frustracji).   19. Udostępniaj swoje treści za pośrednictwem wielu kanałów. Joe Pulizzi, autor Epic content marketing, przekonuje: „Warto z wyprzedzeniem zaplanować przebieg procesu tworzenia treści. Większość ludzi uważa, że najlepiej skupić się na taktyce publikacji, wybierając np. blog lub profil Facebooka. Dobre jest jednak myślenie o tym w kategoriach historii, które masz do opowiedzenia. Na ile sposobów możesz je przedstawić? W artykule, na blogu, w książce, podczas seminarium, w postach mediów społecznościowych, w e-booku, w podkaście itd. Jeśli zaplanujesz wszystko z góry, zaoszczędzisz mnóstwo czasu”.   20. Uświadom sobie, że „zrobione” brzmi lepiej niż „perfekcyjne”. Programiści mawiają często: „Dostarczony jest lepszy niż perfekcyjny”. Wersja oprogramowania 1.0 szybko jest zastępowana wersją 1.1, 1.2 itd., w których naprawia się błędy nieuchronnie pojawiające się w wersji pierwszej. Jako autor książek dobrze wiem, jak łatwo jest dać się złapać w pułapkę „dopieszczania” książki. Zawsze znajdzie się jakiś nowy materiał, nowe pomysły, lepsze sposoby wyjaśnienia jakiegoś zagadnienia. Jednak publikowanie niedoskonałych książek ma większą wartość dla świata niż niepublikowanie ich w ogóle.

Co mówią ludzie sukcesu Nie zwiększam czasu poświęconego na wykonywanie określonych czynności. Cholera! Każdego dnia noszę inny zegarek i nawet nie marnuję czasu na ich ustawianie. Staram się zrobić najwięcej jak to możliwe, najszybciej jak to możliwe, nie tracąc czasu na drobiazgi, a jeśli nabałaganię, wrócę i posprzątam.  Grant Cardone, autor bestsellerów „New York Timesa”, ekspert ds. sprzedaży i założyciel czterech firm.

 


Fragment pochodzi z książki "15 tajemnic zarządzania czasem. O czym wiedzą ludzie sukcesu?" Kevina Kruse'a (Wydawnictwo Onepress 2017).Książka >>Ebook >>