Pojęcie analizy biznesowej znane jest od dawna - co najmniej od lat 40. ubiegłego wieku. Praktyki analizy istnieją zaś prawdopodobnie od momentu, w którym ludzkość nauczyła się tworzyć rozwiązania dla określonych problemów. Znaczący rozwój dyscypliny analizy biznesowej nastąpił w latach 90. ubiegłego wieku, wraz z upowszechnieniem technologii w różnych obszarach życia i biznesu.

Pojawiła się potrzeba roli, która będzie w stanie połączyć świat biznesu ze światem technologii - zrozumieć potrzeby i oczekiwania biznesu oraz przetłumaczyć je na język zrozumiały dla osób zaangażowanych w dostarczanie rozwiązań technologicznych. Pojęcie analizy nie jest więc nowe - a mimo to dość często jest niezrozumiane i mylone z analityką biznesową, analizą danych, analizą finansową, projektowaniem systemów.

 

Na czym polega analiza biznesowa

 

Analiza biznesowa polega w skrócie na ustaleniu potrzeb zmian w organizacji oraz opracowaniu koncepcji rozwiązań, które będą w stanie zrealizować te zmiany. Oczywiście, dla każdej potrzeby biznesowej (potencjalnej zmiany) istnieje cały szereg możliwych rozwiązań - dlatego też w ramach analizy biznesowej należy wykonać ocenę propozycji rozwiązań, na podstawie czego będzie można wskazać rozwiązanie rekomendowane. Rozwiązanie to musi dostarczać wartość biznesową interesariuszom - innymi słowy, musi być użyteczne w kontekście biznesu, umożliwiać poprawę wydajności organizacji w określonym zakresie, skutecznie rozwiązywać określony problem. Musi być również akceptowalne pod względem kosztów, ryzyka i dopasowania do kontekstu organizacji - o czym zdarza nam się zapominać i w efekcie proponujemy rozwiązania wykonalne, lecz niepasujące do realiów danej organizacji. Analiza biznesowa obejmuje swoimi praktykami cały cykl życia potrzeby biznesowej - od jej pojawienia się, poprzez opracowanie koncepcji rozwiązania, do dostarczenia gotowego rozwiązania i jego oceny w środowisku produkcyjnym. Jest to dość szeroki zakres zainteresowania - i taki też jest obszar odpowiedzialności osób pełniących rolę analityka biznesowego. Analityk biznesowy powinien być w stanie: 

  • ustalić potrzebę biznesową, 

  • opracować koncepcję rozwiązania, 

  • wskazać rozwiązanie rekomendowane, 

  • wesprzeć realizację rozwiązania, 

  • ocenić rozwiązanie pod kątem określonych kryteriów. 

 

Każdy z tych celów wiąże się z koniecznością posiadania określonych kompetencji. I tak:

 

Opracowanie potrzeby biznesowej

 

Aby ustalić potrzebę biznesową, osoba w roli analityka biznesowego musi rozumieć, jaka jest motywacja biznesowa organizacji oraz w jaki sposób i w jakim otoczeniu dana organizacja funkcjonuje. Potrzeby biznesowe mogą wynikać z celów strategicznych organizacji - aby się rozwijać i pozostać konkurencyjną na rynku, organizacja ustala cele. Realizacja tych celów pociąga za sobą konieczność wprowadzenia określonych zmian w sposobie funkcjonowania biznesu, definicji produktów i usług dostarczanych przez organizację, definicji rynku docelowego. Zmiany te mogą generować potrzeby biznesowe. Z drugiej strony, samo otoczenie organizacji jest źródłem potrzeb - jak na przykład konkurencja i jej oferta, w pewien sposób "wymuszająca" potrzebę zmian po stronie organizacji, która jest przedmiotem naszej analizy. Potrzeby biznesowe mogą też być bezpośrednio wyrażone przez interesariuszy - i jest to często typowe źródło potrzeb. Warto przy tym zwrócić uwagę na to, że zidentyfikowana potrzeba biznesowa wcale nie musi być "zasadna" - w wielu przypadkach jest to życzenie interesariusza lub grupy interesariuszy, wyrażone z ich perspektywy, istotne dla nich - niekoniecznie zasadne z punktu widzenia całej organizacji. Dlatego też częścią procesu ustalania potrzeb biznesowych powinna być ich ocena pod kątem zgodności ze strategią organizacji, priorytetami biznesowymi oraz możliwościami organizacji w danym momencie.

 

Przykład: Organizacja zajmuje się sprzedażą dóbr. W chwili obecnej zamówienia przyjmowane są przez pracowników firmy telefonicznie, mailowo, w placówce stacjonarnej. Klienci mogą również składać zamówienia za pośrednictwem formularza na stronie internetowej. Zamówienia od klientów przekazywane są do działu realizacji zamówień. Nie istnieje jedno źródło danych informujących o aktualnej dostępności produktów w magazynie. W efekcie zdarza się, że przyjmowane są zamówienia na produkty, których nie ma na stanie. Jest to problem biznesowy, którego konsekwencją może być: spadek satysfakcji klientów, reklamacje, koszty obsługi zamówień, które nie mogą być zrealizowane. Potrzebą biznesową zidentyfikowaną na podstawie tego scenariusza może być: dostęp do aktualnej informacji o dostępności produktu na etapie składania zamówienia.

 

Opracowanie koncepcji rozwiązania

 

Opracowanie koncepcji rozwiązania wymaga zrozumienia, jaki docelowy stan organizacji (lub jakiejś jej części) chcemy uzyskać. Innymi słowy należy zdefiniować, jak ma wyglądać, funkcjonować "zmieniona" organizacja. Koncepcji rozwiązania może być wiele - część z nich może okazać się niewykonalna w danym momencie, część może być całkowicie wykonalna, lecz stosunkowo mało atrakcyjna pod względem dostarczanej wartości biznesowej. Warto przy tym zwrócić uwagę na to, że wbrew pozorom nie jest korzystne zamykanie się wyłącznie na rozwiązania wykonalne - ponieważ te "niewykonalne" są niewykonalne teraz - przy obecnych warunkach organizacji. Jeśli te warunki się zmienią (np. nastąpi zmiana przepisów, firma połączy się z inną firmą) - mogą stać się całkowicie możliwe. Zmieni się wobec tego pula dostępnych opcji.

 

Przykład: Dla wcześniej zidentyfikowanej potrzeby biznesowej dotyczącej dostępu do aktualnej informacji o dostępności produktu, proces określenia rozwiązania przedstawiałby się następująco:

Ustalenie obecnego sposobu funkcjonowania organizacji:

  • Załóżmy, że w chwili obecnej stan produktów jest znany pracownikom działu obsługi zamówień, natomiast sprzedaż nie ma dostępu do tej informacji. Pracownicy działu obsługi zamówień ręcznie uzupełniają arkusz z informacjami o dostępności poszczególnych produktów na podstawie informacji z magazynu oraz danych o zamówieniach. Niestety, zdarza się, że w wyniku zapomnienia informacje nie są aktualizowane na bieżąco.

  • Ustalenie docelowego sposobu działania:

    • Zamówienie może być złożone tylko jeśli produkt jest dostępny.

    • Jeśli produkt nie jest dostępny, osoba składająca zamówienie jest informowana o przewidywanym terminie ponownego pojawienia się produktu w ofercie (na podstawie planów zaopatrzenia).

    • Złożenie zamówienia powoduje automatyczną aktualizację informacji o dostępności produktu.

    • Anulowanie zamówienia powoduje automatyczną aktualizację informacji o dostępności produktu.

    • Przyjęcie nowej dostawy produktów do magazynu powoduje automatyczną aktualizację informacji o dostępności produktu.

Dla tak określonego docelowego sposobu działania organizacji możemy wskazać następujące warianty rozwiązania:

  • Wariant 1 - zastosowanie rozwiązania już funkcjonującego w organizacji. Informacje z arkusza udostępniane są do procesu składania zamówień. Dodatkowo zmienione są procedury pracy w taki sposób, by zapewnić aktualizację danych na bieżąco.

  • Wariant 2 - wdrożenie rozwiązania umożliwiającego automatyczną aktualizację informacji o dostępności produktów. Rozwiązanie czerpałoby dane z procesów zaopatrzenia, magazynowych oraz obsługi zamówień.

  • Wariant 3 - pozostawienie obecnego sposobu funkcjonowania organizacji w danym zakresie.

 

 

Wskazanie rekomendowanego rozwiązania pociąga za sobą konieczność analizy kosztów, korzyści, ryzyk i innych parametrów dla zidentyfikowanych wariantów rozwiązania. Należy uwzględnić nie tylko sam koszt wdrożenia rozwiązania, ale również koszty i inne konsekwencje zmian wymaganych w innych obszarach organizacji. To z kolei wymaga wykonania analizy wpływu proponowanej zmiany na organizację i jej interesariuszy. Rozwiązanie rekomendowane nie zawsze jest rozwiązaniem "idealnym" - często jest to rozwiązanie "wystarczająco dobre". Co ciekawe, ocena propozycji rozwiązań (realizowana za pomocą tak zwanego uzasadnienia biznesowego) nierzadko skutkuje rekomendacją "pozostawienie stanu obecnego". 

 

Może się to wydawać absurdalne - wykonaliśmy sporo pracy mającej na celu wskazanie sposobu na usprawnienie działania organizacji, a ostatecznie decydujemy się nie podejmować realizacji żadnych zmian. W wielu przypadkach jest to jednak uzasadnione. Wykonana analiza wykaże, że obecny sposób funkcjonowania jest akceptowalny, a proponowane rozwiązania nie dostarczają korzyści uzasadniających poniesienie kosztów ich realizacji. Organizacja nie podejmie zatem pochopnej decyzji o realizacji rozwiązania, które na pierwszy rzut oka może wydawać się kuszące, ale w perspektywie czasu nie dostarczy sensownych korzyści - zaangażuje za to sporo zasobów organizacyjnych, które mogłyby być wykorzystane w lepszy sposób. Praktyki analizy biznesowej pozwalają zatem ograniczyć ryzyko związane z podejmowaniem błędnych decyzji.

 

Przykład. Aby wskazać rozwiązanie rekomendowane dla naszego przykładu, należałoby przeprowadzić analizę korzyści - kosztów. Załóżmy, że organizacja to niewielka firma, zajmująca się sprzedażą określonych produktów na stosunkowo niewielkim obszarze. Organizacja w chwili obecnej nie planuje znaczącego rozwoju biznesu. Priorytetem biznesowym w danej chwili jest zapewnienie, że złożone zamówienia są realizowane.

 

Biorąc pod uwagę powyższe założenia, wariant 2 zakładający wdrożenie zintegrowanego rozwiązania może okazać się zbyt kosztowny w stosunku do bieżących celów i możliwości organizacji. Wariant 1 wykorzystuje rozwiązanie już istniejące w organizacji, wymaga jedynie stosunkowo niewielkich zmian procesowych - jest więc wykonalny, względnie niedrogi i nie niesie za sobą ryzyka związanego z kompleksową zmianą organizacyjną i technologiczną. Wariant 3 nie jest akceptowalną opcją, bowiem nie rozwiązuje stwierdzonego problemu. Oznacza pozostanie przy status quo.

 

Wsparcie realizacji zmiany

 

Wsparcie realizacji zmiany obejmuje cały szereg działań - od ustalenia wymagań dotyczących wybranego rozwiązania, opracowania projektu rozwiązania (którym może być rzecz jasna zarówno system, jak i zmiana procesowa), wsparcie zespołu wytwórczego. Na tym etapie analityk będzie pracował z zespołem realizującym zmianę. Jedną z kluczowych czynności może być przekładanie wymagań wysokopoziomowych (ogólnych) na konkretne wymagania rozwiązania, kontrola zakresu rozwiązania oraz obsługa potencjalnych zmian (które zdarzyć się mogą zawsze, niezależnie od dokładności wcześniej wykonanej analizy).

 

Przykład. Wsparcie realizacji zmiany, zidentyfikowanej jako zmiana sposobu organizacji pracy, może przedstawiać się następująco. Analityk biznesowy, wraz z interesariuszami reprezentującymi poszczególne obszary biznesowe, wypracowuje nowy model sposobu realizacji zadań. Może to obejmować aktualizacje instrukcji stanowiskowych i procedur, przeszkolenie pracowników z nowego sposobu realizacji zadań. Zmiana polegająca na udostępnieniu informacji o dostępności produktu na etapie składania zamówień najprawdopodobniej będzie zmianą technologiczną. Analityk biznesowy będzie zatem współpracował z zespołem projektowym celem wdrożenia tej zmiany. Może być niezbędne ustalenie w jaki sposób zmiana wpłynie na istniejące już systemy informatyczne bądź inne rozwiązania wykorzystywane w celu wsparcia procesu zamówień. Analityk może również brać udział w testach mających na celu weryfikację poprawności wprowadzonych zmian.

 

Ocena rozwiązania

 

Ocena rozwiązania polega na weryfikacji rozwiązania pod kątem spełnienia określonych kryteriów. Takim kryterium może być na przykład wartość biznesowa – ocena rozwiązania będzie polegała na stwierdzeniu czy dane rozwiązanie w wystarczający sposób dostarcza wartość biznesową. Innymi słowy, czy dostarczone są określone korzyści. Ocena rozwiązania może polegać jednak również na ocenie gotowości organizacji do przyjęcia zmiany – innymi słowy samo rozwiązanie może być gotowe, ale procedury organizacyjne niedostosowane do nowych realiów. Ocena rozwiązania można przeprowadzić w odniesieniu do gotowego rozwiązania lub jego koncepcji. I tak, przykładowo można ocenić sposób realizacji wartości biznesowej pracując z prototypem, który ma symulować pracę z docelowym rozwiązaniem. W innym przypadku może być ocena funkcjonowania rozwiązania już wdrożonego produkcyjnie. W takim przypadku często oceniamy wydajność rozwiązania pod kątem zdefiniowanych na etapie analizy koncepcyjnej wskaźników.

 

Przykład oceny gotowego rozwiązania może polegać na wykonywaniu testów akceptacji biznesowej z interesariuszami reprezentującymi obszar składania zamówień. Interesariusze ci pracują z nowym rozwiązaniem i pomagają analitykowi biznesowemu zweryfikować, czy wprowadzona zmiana rzeczywiście eliminuje stwierdzony problem biznesowy i dostarcza wymierne korzyści biznesowe.

 

Wyżej opisany przykład realizacji prac analitycznych to bardzo uproszczony model. W rzeczywistości analiza biznesowa obejmuje wiele obszarów procesowych dotyczących różnych obszarów realizacji zmiany biznesowej. W ramach analizy biznesowej mamy do czynienia z wieloma praktykami, technikami i metodami – jak już wspomniałam - Wymagają one posiadania określonych kompetencji.

 

Wśród najczęściej wymienianych kompetencji osoby pełniącej rolę analityka biznesowego są:  

 

  • Umiejętności analityczne rozumiane między innymi jako umiejętność dekompozycji problemu, wyciągania wniosków, wskazywania przyczyn problemów

  • Umiejętności interpersonalne niezbędne do skutecznej pracy z ludźmi

  • Umiejętności komunikacji, dzięki którym jesteśmy w stanie skutecznie porozumiewać się z interesariuszami,  utrwalać i przekazywać wiedzę

  • Umiejętności techniczne rozumiane jako znajomość odpowiednich technik i narzędzi wspierających prace analityczne 

  • W wielu przypadkach przydaje się posiadanie wiedzy biznesowej, czyli wiedzy z zakresu określonej dziedziny biznesowej (takiej jak ubezpieczenia czy bankowość). Dzięki temu teoretycznie jesteśmy w stanie łatwiej porozumieć się z interesariuszami, gdyż wiemy, w jakim obszarze oni funkcjonują. Warto jednak zwrócić uwagę na to, że czasami wiedza o danym obszarze biznesowym nie pomaga, a wręcz przeciwnie, może spowodować, że zamkniemy się na określone rozwiązania i będziemy myśleć w kategoriach znanych nam faktów. W wielu przypadkach brak dogłębnej wiedzy biznesowej może znakomicie poprawić jakość wyników analizy. Analityk biznesowy, odpowiedzialny za wsparcie identyfikacji zmiany i propozycje rozwiązania, nie musi mieć głębokiej wiedzy biznesowej – taką bowiem mają interesariusze biznesowi. Rola analityka jest pytać, konsolidować informacje, wyciągać wnioski. Analityk biznesowy o odpowiednich kompetencjach i warsztacie narzędziowym jest w stanie prawidłowo zidentyfikować potrzeby biznesowe i zaproponować rozwiązania nie znając obszaru biznesowego.

 

Bardzo istotną kompetencją analityka biznesowego, której w wielu przypadkach brakuje osobom pełniącym tę rolę, jest umiejętność myślenia systemowego. Warto zdawać sobie sprawę z tego, że organizacja to nic innego niż system biznesowy – i tak powinien być traktowany. Zmiana w jednym elemencie tego systemu ma wpływ na pozostałe komponenty. I tak, przykładowo, zmieniając jeden proces, powinniśmy być w stanie przewidzieć konsekwencje tej zmiany na inne procesy biznesowe, interesariuszy, departamenty organizacji. Często tej umiejętności brakuje, w efekcie skupiamy się na swoim małym wycinku rzeczywistości i nie jesteśmy w stanie postrzegać organizacji jako całości. Brakuje nie tylko myślenia systemowego, ale i holistycznego podejścia do realizacji prac analitycznych.

 

 

W moim odczuciu są to umiejętności, nad którymi rozwojem powinniśmy pracować w pierwszej kolejności, rozważając karierę w kierunku analizy biznesowej.

 

 

Chesz dowiedzieć się więcej na temat zawodu analityka biznesowego?

Zobacz zapis z webinaru prowadzonego przez Karolinę Zmitrowicz oraz Grzegorza Skrzyńskiego na temat: „Analityk biznesowy - zawód z przyszłością?” ⤵️