1. ZANIM USIĄDZIESZ DO KSIĘGI

musisz wiedzieć, że podstawową formą opodatkowania działalności gospodarczej są tzw. zasady ogólne, a przychód uzyskany w wyniku tej działalności opodatkowany jest zgodnie z wyborem podatnika albo wg progresywnej skali podatkowej 18-32%2,albo wg jednolitej stawki 19% (podatek liniowy).

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, spółki cywilne oraz spółki osobowe jawne i partnerskie, o ile ich ubiegłoroczny przychód ze sprzedaży towarów i usług oraz operacji finansowych (netto, bez VAT-u) nie przekroczył kwoty 5 293 4403 zobowiązane są co do zasady do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, z prawem wyboru metody opodatkowania progresywnego lub liniowego.

Podatnicy Ci, jeżeli ich ubiegłoroczny przychód nie przekroczył 150 000 euro (661 680 zł obrotu w 2011 r.) lub gdy dopiero rozpoczynają działalność, zamiast księgi mogą wybrać opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, albo kartą podatkową (niektóre usługi, ale z wyłączeniem spółek handlowych).

Wyboru tego mogą dokonać pod warunkiem, że do 20 stycznia roku podatkowego, w którym chcą zmienić formę opodatkowania lub na dzień przed uzyskaniem pierwszego przychodu (w firmach nowych) złożą w urzędzie skarbowym stosowne oświadczenie. Jeśli tego nie zrobią lub przekroczą ten termin, w bieżącym roku będą opodatkowani na zasadach ogólnych.

Niezależnie od tego, czy Twój ubiegłoroczny obrót przekroczył równowartość 150 000 euro księgę musisz prowadzić również i wtedy, gdy osiągasz w całości lub nawet w części przychód z tytułu:

prowadzenia aptek, lombardów i kantorów, działalności w zakresie handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych, wykonywania czynności wyłączających z ryczałtu i wymienionych w zał. nr 2 do uor, wykonywania wolnych zawodów, które nie uzyskały prawa do opodatkowania ryczałtem lub kartą podatkową4,

a także, gdy:

wytwarzasz wyroby opodatkowane podatkiem akcyzowym, korzystasz z okresowego zwolnienia z podatku dochodowego (nie płacisz, ale księgę prowadzisz), rozpocząłeś działalność samodzielnie lub w formie spółki, w zakresie czynności, które dotychczas (w tym lub ubiegłym roku podatkowym) wykonywałeś na podstawie umowy o pracę lub spółdzielczego stosunku pracy i nie złożyłeś jednocześnie w urzędzie oświadczenia, że nie będziesz obsługiwać swojego byłego pracodawcy (dotyczy to każdego wspólnika spółki), co wyłącza Cię z możliwości opodatkowania ryczałtem, wykonujesz działalność na podstawie umowy agencyjnej zawartej na podstawie odrębnych przepisów, otrzymałeś decyzję odmowną na Twój wniosek o opodatkowanie kartą podatkową lub zrzekłeś się tego opodatkowania w ciągu 14 dni od dnia doręczenia decyzji ustalającej tegoroczną stawkę.

Obowiązek prowadzenia księgi nie dotyczyłby Cię, gdybyś:

prowadził księgi rachunkowe (handlowe), opłacał podatek dochodowy na podstawie karty podatkowej lub jako ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, wykonywał czynności na umowę zlecenia lub o dzieło, zawartą z jednostką organizacyjną lub firmą, o ile usługi te nie wchodzą w zakres Twojej zaewidencjonowanej działalności gospodarczej, wykonywał usługi na zlecenie władającego nieruchomością (umowa zlecenia lub o dzieło) dla potrzeb tej nieruchomości, wykonywał zawód adwokata, ale tylko w zespole adwokackim, wyłącznie przewoził osoby i towary taborem konnym, sprzedawał składniki majątkowe (w tym środki trwałe) po likwidacji własnej firmy lub składniki, które otrzymałeś po rozwiązaniu spółki albo po wystąpieniu ze spółki.

Rolnicy wykonujący jednocześnie działalność gospodarczą, dla potrzeb dokumentowania tej działalności (o ile nie wybiorą opodatkowania kartą) muszą prowadzić księgę przychodów i rozchodów. Jeżeli w gospodarstwie rolnym nie zatrudniają pracowników, członków rsp i robotników rolnych, a działalność gospodarczą prowadzą osobiście, ew. z udziałem wspólnie zamieszkałych członków rodziny i jeżeli roczny przychód z tej działalności nie przekracza 10 000 zł - mogą prowadzić księgę przychodów i rozchodów wg uproszczonego wzoru.

Jeżeli prowadzisz produkcję rolną, zaliczaną do działów specjalnych (szklarnie, kurniki), to sam decydujesz, czy będziesz prowadzić księgę przychodów i rozchodów. Jeśli się na to nie zdecydujesz, urząd obliczy Twoje dochody szacunkowo, wg obowiązujących stawek.

Urząd skarbowy na Twój wniosek, może Cię ponadto zwolnić z tego obowiązku z uwagi na wiek, stan zdrowia, (np. inwalidztwo) lub rodzaj i rozmiar (rozumiemy, że niewielki) prowadzonej działalności.

Jeśli nie czujesz się na siłach, na Twoje zlecenie księgi poprowadzi

biuro rachunkowe lub biuro doradztwa podatkowego

Nie zapomnij powiadomić w ciągu 7 dni urzędu skarbowego o zawarciu umowy z biurem, podając jego nazwę, adres i miejsce przechowywania ksiąg i ewidencji. Za sumę od 150 złotych wzwyż (ok. 1-1,5% od obrotu) masz kłopot z głowy. Pracownik biura dwa - trzy razy w miesiącu zabierze od Ciebie wszystkie gromadzone dokumenty, uzupełni Twoją księgę i przygotuje niezbędne wyliczenia i deklaracje. Musi to zrobić najpóźniej do dnia 20-go następnego miesiąca. Niejednokrotnie zastąpi Cię również w urzędzie.

Karuzela zmieniających się przepisów, panujący tam tłok w dniach rozliczeń i specyficzna atmosfera nerwowości i niepewności charakteryzująca większość tych urzędów nie są błahostką. Twoje nerwy nie zawsze to wytrzymają, a czas, który tam stracisz, to naprawdę jest pieniądz, choć nie wszyscy to jeszcze w pełni rozumiemy.

Księgi Twoje może poprowadzić osoba posiadająca licencję do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub licencję doradcy podatkowego. W tym drugim przypadku doradca pomoże Ci też we wszystkich spornych sprawach z fiskusem lub ZUS-em. Za wszelkie pomyłki w płatnościach podatków odpowiadasz osobiście, mimo że deklaracje mógł za Ciebie podpisywać Twój pełnomocnik, w tym wypadku przedstawiciel biura rachunkowego. Mając jednak umowę zawartą z biurem, w przypadku zakwestionowania księgi z powodu błędów rachunkowych i formalnych i obciążenia Cię zaległościami podatkowymi wraz z odsetkami, możesz dochodzić pokrycia swych strat przez biuro rachunkowe (doradcę) w postępowaniu cywilnym.

Jeżeli jednak postępowanie przed organem skarbowym kończy się dodatkowo grzywną z kodeksu karno-skarbowego, wymierzoną za uszczuplenie lub narażenie na uszczuplenie należności publicznoprawnej, odpowiedzialność ponosi także osoba, która na podstawie umowy lub faktycznego wykonywania zajmowała się sprawami gospodarczymi, a w szczególności finansowymi podatnika. Ubezpieczenia dla biur od tzw. błędów w sztuce lub inne szkody (np. wynikłe z utraty lub zniszczenia dokumentów, powstałe z przyczyn losowych) oferuje już większość towarzystw ubezpieczeniowych.

W przypadku licencjonowanych doradców podatkowych obowiązuje ich także ubezpieczenie od błędów w sztuce, czyli błędów merytorycznych. Minimalna suma gwarancyjna od jednego zdarzenia w przypadku usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i podatkowych, a także jeżeli przedmiotem działalności jest doradztwo podatkowe wynosi 10 000 euro.

Księgowi wywalczyli prawo do usługowego prowadzenia ksiąg podatkowych, ale pamiętaj że musi to być formalne zlecenie potwierdzone umową. Cicha umowa ze znajomą księgową może jest i tańszym w pierwszej chwili rozwiązaniem, ale jej wynagrodzenia nie wpiszesz w koszty, a za pomyłki odpowiesz sam.

Korzystanie z dobrodziejstw komputeryzacji i internetu pozwoli Ci na znaczne uproszczenie i przyśpieszenie dosyć żmudnej czynności jaką jest prowadzenie księgowości. Możesz kupić odpowiednie oprogramowanie do swojego komputera i sam prowadzić księgowość. Dobry program poprowadzi Cię za rękę, podpowie, a wiele czynności wykona po prostu za Ciebie automatycznie.

Możesz także skorzystać z oferty internetowej księgi p. i r., która ma bardziej cechy internetowego biura rachunkowego. Podpisanie umowy z firmą oferującą taką usługę, za niewygórowaną cenę abonamentu, dodaje Twojej działalności ogromnej mobilności. Możesz prowadzić zapisy księgowe z każdego miejsca na świecie, wystawiać faktury u klienta, rozliczyć się z ZUS-em i urzędem skarbowym będąc poza miejscem zamieszkania. Wystarczy wejść do kawiarenki internetowej lub skorzystać z komputera u znajomego, na wczasach, na lotnisku, aby uzyskać dostęp do wszystkich dokumentów firmy i funkcji jakie oferuje Ci bardzo rozbudowany program księgowy. W ramach abonamentu dostajesz także do wiadomości wszystkie zmiany i aktualizacje przepisów podatkowych, a w razie potrzeby masz możliwość uzyskania (mailem lub telefonicznie) porady doradcy podatkowego. Umieszczenie Twoich danych w profesjonalnym centrum zabezpiecza Cię przed awariami komputera, atakami wirusów oraz przed dostępem osób niepowołanych.

Skoro już mowa o błędach, to wiedz, że księgi muszą być prowadzone

rzetelnie i w sposób niewadliwy

Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi. Księga jest rzetelna, jeżeli dokonane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Błędy formalne i rachunkowe, o ile nie zmieniają w sposób istotny obrazu działalności firmy i nie mają wpływu na wymiar podatku, mogą Cię kosztować karę pieniężną. Tak się kończy jednak tylko przy drobnych błędach, określanych jako "wadliwe prowadzenie ksiąg". Nieprawidłowości merytoryczne, określane jako "nierzetelne prowadzenie ksiąg" (to znaczy świadome zaniżanie obrotów i dochodów lub zawyżanie dotacji budżetowych), powoduje odrzucenie całości lub części księgi jako dowodu w postępowaniu, szacunkowe określenie przychodu i dochodu oraz dodatkowe ukaranie grzywną. Organ kontrolny, zgodnie z art. 193 § 6 Ordynacji podatkowej zobowiązany jest określić w protokóle kontrolnym za jaki okres i w jakiej części nie uznaje ksiąg za dowód w postępowaniu.

Przychód określany jest wtedy na podstawie wyników kontroli, z uwzględnieniem wszystkich dostępnych dowodów. Od tak ustalonego przychodu oblicza się dochód: - 5% z działalności w handlu hurtowym i detalicznym, 10% z działalności budowlanej, montażowej i w transporcie, 60% z pośrednictwa wynagradzanego prowizyjnie, 80% z rzeczoznawstwa i usług adwokackich oraz 20% z pozostałych źródeł przychodów.

W niektórych przypadkach szacowanie obrotów i dochodów prowadziłoby w konsekwencji do zalegalizowania nieujawnionej w księgach części obrotów z szarej strefy. NSA stwierdził w jednym z wyroków, że służby skarbowe mają prawo do obniżenia kosztów uzyskania przychodów o wartość wszystkich zakwestionowanych faktur zakupu, i to bez równoczesnego kwestionowania ksiąg. Zakwestionowanie faktur zakupowych może prowadzić do znacznego podwyższenia dochodu, co czasem zapewni lepszy efekt kontroli (z punktu widzenia fiskusa) niż odrzucenie ksiąg i szacowanie dochodu. W przedmiotowej sprawie organy kontrolne zakwestionowały 70% kosztów (sygn. Akt II FSK 974/06).

Przy uszczupleniu podatku do wysokości równej pięciokrotności najniższego wynagrodzenia jest to wykroczenie skarbowe, za popełnienie którego grzywna może wynieść do dwudziestokrotności tego wynagrodzenia. Najczęściej orzekana jest ona w wysokości zbliżonej do kwoty podatku naliczonego karnie wg norm szacunkowych. Przy poważniejszych uszczupleniach podatku będzie to już przestępstwo skarbowe i grzywny mogą być bardzo dotkliwe, nawet powyżej 2 milionów złotych. W skrajnych przypadkach grzywna za przestępstwa skarbowe może przekroczyć 10, a przy nadzwyczajnym obostrzeniu nawet 16 milionów złotych, tak więc radzę Ci uważać. Po szczegóły dotyczące tych zagrożeń odsyłam Cię do części "C".

Twoje księgi nie zostaną zakwestionowane jako nierzetelne, o ile:

nie wpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodów nie przekroczą 0,5% przychodu w skali roku lub do dnia kontroli, brak zapisów w księdze spowodowany został nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, błędy spowodowały podwyższenie kwoty opodatkowania (z wyjątkiem błędów spowodowanych nie wykazaniem lub zaniżeniem kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych i kosztów robocizny - bo to już będzie szara strefa) - patrz także "remanent", uzupełniłeś zapisy lub skorygowałeś błędy do dnia kontroli, błędne zapisy są skutkiem oczywistej pomyłki, a Ty posiadasz prawidłowe dowody księgowe.

Wymienione przypadki dotyczą również braku zapisów lub błędnych zapisów dotyczących kosztów uzyskania przychodu.

Prowadzący działalność gospodarczą zobowiązani są do prowadzenia odrębnych ewidencji dla potrzeb podatku dochodowego oraz dla potrzeb podatku od towarów i usług VAT:

ROZLICZANIE ZALICZEK MIESIĘCZNYCH (KWARTALNYCH)

Jeśli prowadzisz podatkową księgę przychodów i rozchodów (również księgi rachunkowe) lub/i osiągasz inne przychody poza działalnością gospodarczą, opodatkowane wg zasad ogólnych, ale bez pośrednictwa płatnika (np. czynsz z najmu, dzierżawy), zobowiązany jesteś do samodzielnego obliczenia należnej miesięcznej (kwartalnej) zaliczki na swój osobisty podatek dochodowy i wpłaty jej na konto właściwego urzędu skarbowego, do dnia 20 następnego miesiąca po zakończeniu rozliczanego miesiąca (kwartału).